軽貨物の業務記録（日報）はどう書く？必要項目と保存期間

軽貨物の「日報」と聞くと、配達個数、売上、走行距離をまとめる社内用の表を思い浮かべる人も多いと思います。一方、法令上の業務記録は、何時にどこから業務を始め、どの車両でどのように運行したかを後から確認できるように残すものです。

売上日報と業務記録を一枚にまとめることはできますが、まずは国土交通省の様式例にある基本項目を欠かさないことが先です。

毎日の業務記録に入る基本項目

国土交通省が案内している業務記録の様式例では、次の内容を記録します。

• 運転者の氏名
• 車両番号
• 業務を行った日
• 業務開始地点と開始日時
• 業務終了地点と終了日時
• 出発時・到着時の走行距離計の表示
• 業務に従事した距離
• 主な経過地点と到着・出発時刻
• 業務を交替した場合の地点と日時

「主な経過地点」は、すべての配達先を一軒ずつ並べるというより、営業所、積込先、配送エリア、休憩地点など、一日の流れを確認できる単位で記録する考え方です。どこまで細かく残すかは、公式様式と実際の運行内容を見ながら決めます。

30分以上の待機があった場合の記録

荷主の都合により、集貨または配達を行った地点で30分以上待機した場合、様式例には次の記録欄があります。

• 集貨・配達を行った地点
• 荷主が指定した到着日時
• 実際の到着日時
• 積込み・取卸しの開始と終了
• 附帯業務の開始と終了
• 出発日時
• 備考

ここでいう荷主都合は、事業者側の運行計画による待機ではなく、荷主の指示などで生じた待機を指します。待機が発生してから記録方法を考えると時刻が曖昧になるため、到着時刻をその場で残す習慣が役立ちます。

荷役作業や附帯業務を行った場合

積込みや取卸し、荷造り、仕分けなどの荷役作業・附帯業務を行った場合は、条件に応じて次の事項も記録します。

• 作業を行った地点
• 開始・終了日時
• 行った作業の内容
• 荷主による確認の有無
• 備考

契約書へ作業内容が明記されているか、作業時間がどのくらいかによって取扱いが分かれるため、実際の記録要否は最新の公式様式と説明を確認してください。

事故・大幅な遅延・異常があった日は理由も残す

事故、著しい運行の遅延、そのほかの異常な状態が発生した場合は、概要と要因を記録します。単に「遅延」と書くより、道路の通行止め、車両不具合、積込開始の遅れなど、何が起きたかを事実ベースで残します。

事故については、業務記録とは別に事故記録や国土交通大臣への報告が必要になる場合があります。業務記録だけで手続きが完了するとは考えず、事故の内容に応じて必要な対応を確認してください。

売上や配達個数は、業務管理用として追加できる

配達個数、持戻り数、売上、燃料費、案件名などは、公式様式の基本項目とは別に、日々の経営管理で役立つ情報です。法令上の記録と社内管理を同じ日報へまとめる場合は、必須の運行記録が埋もれない並びにします。

入力項目を増やしすぎると、忙しい日に記録そのものが止まります。毎日必ず残す項目と、必要な日だけ追加する項目を分けておくと続けやすくなります。

業務記録の保存期間は1年

国土交通省の資料では、業務記録を作成し、1年間保存するよう示されています。各種の記録・保存はパソコンやスマートフォンでも実施可能です。

データで保存する場合は、記録した本人しか開けない状態や、端末の故障で失われる状態を避けます。期間を指定して確認できること、必要なときに出力できること、退職・所属解除後の権限を整理できることまで考えて保存方法を選びます。

この記事は2026年7月時点の国土交通省・運輸局の公開資料をもとに整理しています。様式や取扱いが更新される場合があるため、実際の運用では最新の公式情報をご確認ください。